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        至簡科技

        協同辦公管理

        概述
        作為組織的運營管理和工作管理平臺,對于提升組織的經營績效、加快自主創新、增強組織核心競爭力發揮著重要作用,幫助組織從機會驅動、業務驅動,轉向管理驅動,創新驅動。 至簡科技認為,高效的戰略執行力體系,要以文化為核心,建立協同業務模式,并著重構建六個方面的能力,包含領導力、創新力、凝聚力、執行力、可視力、整合力,我們稱之為“協同六力模型”。
        • 方案概述

        • 客戶需求

        • 關鍵應用

        • 應用價值

        • 資料下載

        協同辦公管理系統,可把日常業務、事物、協作等信息在企業的各分子公司、部門、群組、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協同工作、公文管理、公共信息、日程/會議管理、常用工具以及系統管理等應用模塊。從而達到管理高效全面的管理效果??傮w目標是:以先進的計算機和通信技術為主要手段,以實現企事業關鍵辦公應用為導向,搭建一個覆蓋全單位的自動化辦公信息平臺。通過網絡技術,實現本單位移動辦公、資源共享、高效協同的事務處理機制,為本單位建立一個即時有效的信息交流管道,建立高質量、高效率的信息網絡,為領導提供一個方便有效的事件跟蹤和監督手段,實現辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和人性化管理。

        辦公自動化管理方案構成
        公文流轉系統+協同工作+公共信息發布+知識管理+個人事務管理
        一、制度的規范與執行得不到保障
            診斷:審批周期長,業務停滯,特事特辦越來越多,制度流于形式,其管理難點是:
              1. 常常因中間環節的延誤,如常常因為管理層的出差,導致工作的停頓
              2. 積攢的工作變成不得不立即處理的緊急事務
              3. 打破常規的特事特辦違章處理情況大大增加

        二、業務的溝通和協作不順暢,導致延誤,效率下降
            診斷:診斷:部門之間相互推諉扯皮,工作效率下降,組織管理成本上升,其管理難點是:
              1. 企業在涉及到跨部門協作的時候,經常會因為某一個或多個部門的原因而導致工作的延誤
              2. 追查的過程中,部門之間大多數情況下是相互推諉,推卸責任

        三、對下級的過程監控不到位,信息多級傳遞失真
            診斷:信息多級傳遞失真,過程缺乏跟蹤和監督,事情的處理結果事與愿違:
              1. 無法做到對下級任務執行過程的全程監控
              2. 無法及時糾正錯誤并進行催辦和督辦
              3. 上級交辦的任務沒有被及時正確的執行功率

        四、知識的收集、整理與共享困難,員工的生產效率和技能素質提升緩慢
            診斷:重要有價值資料的丟失,知識查找困難,不易共享學習,降低企業核心競爭能力:
              1. 員工的正常流動對公司來說是很正常的事情,但如果沒有統一的知識管理平臺,關鍵崗位員工的流失會給企業造成不可估量的損失
              2. 存在這些員工電腦中和個人文件柜中的大量有價值的客戶資料和重要信息會隨著他們的離去而丟失

        五、時間和計劃的管理不到位,員工的執行能力降低,協作信息缺乏透明度
            診斷:工作效率下降,重要事情被疏忽,損失難以彌補:
              1. 員工執行能力欠缺
              2. 協作信息嚴重缺乏透明度
              3. 時間沖突,全組織的工作效率非常低

        六、辦公資源管理不妥善,資源利用率低,辦公成本高
            診斷:資源閑置浪費,資源使用沖突,企業運營成本過高,這些問題是:
              1. 不能及時、準確提供企業內部現有的資源使用狀況
              2. 企業各種資源的調動、使用記錄得不到透明化和嚴格控制;
              3. 資源的利用率底下
              4. 企業固定資產和管理費用的開支很高
              5. 辦公成本很高常低
        協同辦公管理能完成日常的行政辦公、審批和管理等工作,同時也是一個應用集成平臺和統一的門戶,實現多種業務系統的單點登錄和業務集成,企業內部各單位、部門、組群、員工之間,包括與外部供應商、外協廠、分銷商、客戶能超越組織、地理、時空界限,進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理,適合領導決策把控、中層執行和全員辦公應用。

        一、診斷問題:如何提高市場反應速度?
              對策一:郵件轉內部協同
              把郵件等外部信息轉化為內部的協同,實現內外信息的快速交互。
              對策二:按業務設流程周期
               對于任務、協作、審批等流程、關鍵節點進行周期設置,保證快速響應。
              對策三:定制信息收集模板
               把信息搜集和反饋的內容,通過定制表單模板固定化。
        二、診斷問題:如何保證訂單的準時交付?
              對策一:公告和新聞
               及時的發布和查閱公司的各種新聞、規章制度、通知和活動安排等相關信息。
              對策二:網絡調查
               通過發起調查,在企業范圍內廣泛進行民意搜集,協助企業了解企業、員工真實情況,為高層決策系統提供最真實的信息。
        三、診斷問題:如何在企業內部進行即時交流?
              對策一:企業的即時通訊工具—UTU
               可以實現企業內部人員的實時溝通、交流,可以支持單人會話、多人會話、文件傳輸、群組協作、截屏插圖等。
              對策二:共享U8AIO的消息及任務
               UTU可搭建在 U8 All-in-One基礎之上 ,用戶在UTU中可以接收來自U8、CRM、PLM的系統消息,實時共享預警、業務通知、工作流任務的審批等消息及工作任務。
              對策三:支持多形式的業務通知
               用戶在業務處理的過程中,可以通過UTU/門戶/手機/郵件四種方式通知到相關的人員,比如業務主管在查看審批后的訂單后,可以即時給客戶發郵件并攜帶訂單附件,業務主管可以把有問題的訂單鎖定后通知給生產人員、業務員等等。
              對策四:豐富的業務對接
               UTU提供標準接口,可與企業其他各種業務系統進行對接,除了能夠獲取與其集成的第三方系統的用戶組織外,還支持用戶自建,實現企業內人員與客戶、供應商等相關外部人員的實時溝通。
        四、診斷問題:如何實現OA與ERP的整合?
              對策一:表單直接生成憑證
              通過設置對應的科目和憑證定義,審批后的表單直接轉化成ERP中的記賬憑證
              對策二:消息共享
              通過整合人員組織等基礎數據以及消息推送機制,門戶消息、待辦任務、預警信息可以共享,及時的進行業務預警和提醒
        過程控制,規范管理
              幫助企業通過“表單+流程”的方式實現制度落地,實現上級對下級的過程監督和結果控制,提高管理能見度;隨機協作過程、結果可視化、提高授權協作有效性;是組織級體系化管理手段的實施平臺。
        敏捷組織,快速響應
              通過協同與郵件打通等手段,把外部信息的響應轉化為內部協同,減少信息衰減;由下而上的信息呈報,縮短信息對稱時間、過程;隨需應變組建“跨部門”的動態項目團隊;實現流程集成,內部流程處理結果轉化為向下的反饋和對外部及時響應;移動協同,實時審批、處理。
        整合系統,輔助業務溝通、協作和決策
              作為管理層以及全部組織成員的日常溝通和協作平臺,通過單點登錄關聯其他應用,避免不同系統的多次登錄;與 ERP 等其他業務系統實現數據級的整合應用,完成同一個業務流程的各節點之間的信息對稱和輔助決策審批流程的支持,實現管理層在協同辦公中對 ERP流程的審批,滿足組織對現有業務系統相整合的擴展性需要,提升個人工作效率和減低組織管理成本。
        改善溝通,共享知識,促進文化建設
              知識、經驗、過程等信息集中存儲、共享、統一管理;根據內容授權學習,方便、靈活。以協同、在線消息等功能打破溝通的時空局限性,擴展溝通手段。利用公告、新聞、調查功能采集大面積反饋。通過開設管理主題論壇,、增強組織成員參與的興趣、加強溝通、輔助完成文化建設。
        有效減少運營成本:實現無紙化辦公,節約會議成本
              大大降低通訊費用;提升單兵效率,有效抑制人力數量增長。
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